グループウェアは「情報共有」から「業務のハブ」へ。API連携で実現する新しい働き方

清水冴佳　

カテゴリー：SMALTOFFICE 　公開：2026年07月31日　更新：2026年7月31日　読了：4分

複数のシステム利用で発生する業務の分断

企業では、営業管理システムや会計システム、チャットツール、オンラインストレージなど、さまざまなシステムが利用されています。

しかし、利用するシステムが増えるにつれて、次のような課題が発生します。

同じ情報を複数のシステムへ入力している
必要な情報を探すために複数の画面を開いている
システムごとに情報が分散している

システムが増えるほど便利になる一方で、情報が分散し、かえって業務が複雑になってしまうことがあります。

グループウェアを「業務のハブ」として活用するという考え方

これまでのグループウェアは、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有といった情報共有の役割を担ってきました。しかし現在では、社内で利用しているさまざまなシステムをつなぎ、業務全体を支える役割を担うようになっています。

そこで重要になるのが、API連携です。API連携を活用すると、複数のシステムに分散している情報を集約し、必要な情報へすばやくアクセスできるようになります。

例えば、営業管理システムの顧客情報を共有したり、会計システムの情報を確認したり、各種システムからの通知を受け取ったりすることで、日々の業務をより効率的に進められます。
これにより、グループウェアは「情報を見る場所」から、「仕事を進める場所」へと進化していきます。

API連携で実現できる活用例

活用例① 営業情報の共有

営業部門では、顧客情報や商談状況を営業管理システムで管理している企業も多くあります。しかし、必要な情報を確認するたびに複数のシステムを開いていては、時間も手間もかかります。

API連携によって情報を集約することで、必要な情報をすぐに確認できるようになります。

効果

情報確認にかかる時間を削減
部門間で最新情報を共有
迅速な意思決定を支援

活用例② 通知・情報連携の自動化

承認依頼やタスクの更新通知、システムからのお知らせなどを、それぞれ個別に確認している企業も少なくありません。しかし、確認する場所が増えるほど、重要な情報を見落とす可能性も高くなります。

API連携を利用すれば、必要な情報をまとめて受け取れるようになります。

効果

確認漏れを防止
通知確認の手間を削減
業務スピードを向上

活用例③ Google Workspaceとの連携

Google Workspaceを利用している企業では、GoogleカレンダーやGoogle Drive、Gmailなどが日常業務に欠かせないツールになっています。

こうしたサービスを連携することで、スケジュール管理やファイル共有、メール確認をよりスムーズに行えるようになります。
また、GeminiやNotebookLMといったAIサービスと組み合わせることで、情報整理やナレッジ活用の幅も広がります。

効果

情報を一元管理できる
ファイル共有を効率化できる
AIを活用した業務改善につながる

API連携で大切なのは「業務全体をつなぐ」という視点

API連携というと、「システム同士をつなぐ技術」というイメージを持つ方も多いかもしれません。
もちろん、システムを連携すること自体も重要です。しかし、それ以上に大切なのは、業務全体の流れを見直し、情報をどのように活用するかという視点です。
例えば、入力作業を減らしたり、通知を自動化したり、複数のシステムに分散していた情報をまとめたりすることで、日々の業務を大きく改善できます。

今後は、新しいシステムを導入するだけではなく、既存のシステムをどのように連携させ、活用していくかが重要になります。