情報共有の次へ。AI時代に考えるグループウェアの選び方と最新動向

清水冴佳　

カテゴリー：SMALTOFFICE 　公開：2026年07月21日　更新：2026年7月21日　読了：5分

スケジュール、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、グループウェアはこれまで社内の情報を共有するためのツールとして利用されてきました。

しかし、企業内に蓄積される情報が増えるにつれて、次のような課題も生まれています。

必要な情報が見つからない
過去の情報を探すのに時間がかかる
蓄積した情報を十分に活用できていない

こうした背景から、グループウェアは単に情報を共有するためのツールから、蓄積された情報を活用するための基盤へと変化しつつあります。

2026年現在、グループウェアを選ぶ際には、従来の機能だけでなく、AIの活用方法や外部サービスとの連携性も重要なポイントになっています。
今回は、現在のグループウェアにおけるAI活用の動向と、これからの製品選びで確認したいポイントについて解説します。

グループウェアにもAI活用が広がっている

現在、さまざまなグループウェアや業務システムでAIの活用が進んでいます。ただし、AIの活用方法は製品によって異なります。
日常業務を支援するものもあれば、蓄積された業務データを分析するもの、外部のAIサービスと連携するものもあります。

ここでは、代表的なAI活用の方向性を見ていきます。

①日常業務を支援するAI｜サイボウズ Office・Garoon

サイボウズ OfficeやGaroonなどでは、文章の要約や校正、情報検索など、日常業務を支援するAI活用が進んでいます。
「AIを使うために別のツールを開く」のではなく、普段利用しているグループウェアの中でAIを使うという形です。

② 業務データを分析するAI｜kintone

kintoneのように業務データを蓄積するプラットフォームでは、蓄積されたデータをAIで分析する使い方も注目されています。

これまでは、データを表計算ソフトなどに取り出して集計・分析するケースもありました。しかし今後は、蓄積されたデータに対して自然な言葉で質問し、必要な情報を確認する使い方も広がっていくと考えられます。

③ 外部AIサービスと連携する｜desknet’s NEO

desknet’s NEOでは、生成AIプラットフォーム「neoAI Chat」との連携にも対応しています。
このように、グループウェア自体にすべてのAI機能を搭載するのではなく、外部のAIサービスと連携して活用するという方法もあります。

AI技術は急速に進化しているため、今後は現在搭載されているAI機能だけでなく、新しいAIサービスと連携できるかどうかも、製品選びのポイントになりそうです。

④ 蓄積した業務データをAIで活用する｜SMALT OFFICE

SMALT OFFICEでは、Google WorkspaceやNotebookLMと連携し、グループウェアやカスタムアプリに蓄積された情報をAIで分析・活用する構成が提案されています。
例えば、SMALT OFFICEに蓄積された標準機能のデータやカスタムアプリの情報をNotebookLMで分析し、その結果をGoogle DocsやSMALT OFFICEなどで共有するといった使い方です。

業務システムに情報を蓄積し、AIで分析し、その結果を共有・改善につなげるという流れで活用できます。オンプレミス環境にも対応しているため、社内に蓄積された情報の管理方法も含めて、AI活用の構成を検討できます。

このように、AIをグループウェアに直接搭載するだけでなく、既存の業務システムとAIサービスを連携させるという方法もあります。

「AI搭載」だけでは製品の違いはわからない

「AI搭載」といっても、その活用方法は製品によって異なります。

AIの活用方法	主な用途
文章生成	メールや文書の作成
要約	長い文章や議事録の整理
校正	文章表現の改善
データ分析	業務データの分析
AI検索	必要な情報の検索
RAG	自社情報を参照した回答