サイボウズ Officeからの移行に必要な期間は？準備から切り替えまでの進め方

サイボウズ Officeパッケージ版のサポート終了を控え、移行先を検討している企業もあるかと思います。
移行先の製品を比較する一方で、「実際の移行にはどのくらい時間がかかるのだろう？」と気になっている担当者の方も多いのではないでしょうか。
サイボウズ Officeを長年利用している場合、スケジュールや掲示板だけでなく、ワークフローやカスタムアプリなど、さまざまな機能を業務に取り入れていることがあります。

こうした利用状況によって、移行に必要な作業や期間も変わってきます。

この記事では、サイボウズ OfficeからSMALT OFFICEへの移行を例に、準備から本番切り替えまでの流れと、スケジュールを考える際に確認しておきたい点をご紹介します。

サイボウズ Officeからの移行には何か月かかる？

サイボウズ Officeからの移行に必要な期間は、現在の利用状況によって異なります。
例えば、スケジュールや掲示板を中心に利用している場合と、複数のカスタムアプリやワークフローを運用している場合では、移行前に確認する内容も変わってきます。また、移行作業には、新しい環境の構築やデータの取り込みだけでなく、移行後の動作確認や利用者への説明なども含まれます。

データ量が少なければ短期間で移行できるとは限らず、社内での確認や調整に時間がかかる場合もあります。そのため、移行期間はデータ量や利用機能、移行先の環境などを確認したうえで検討する必要があります。

サイボウズ Officeのサポート終了日や現在のライセンス有効期限を確認し、そこから逆算して準備を始めるとよいでしょう。

サイボウズ Office移行の5つのステップ

サイボウズ OfficeからSMALT OFFICEへの移行は、次のような流れで進めます。

STEP1｜現状調査・移行計画の策定
現在利用している機能やデータ量、カスタムアプリの構成を確認し、移行対象やスケジュールを整理します。

STEP2｜環境構築
SMALT OFFICEを利用するためのサーバーやネットワーク環境を準備します。

STEP3｜データ移行・設定
専用ツールでサイボウズ Officeからデータを取得し、SMALT OFFICEへ取り込みます。必要に応じて、アプリや各種設定を調整します。

STEP4｜動作確認・検証
移行したデータや機能を確認し、必要に応じて旧環境と並行稼働しながら運用を検証します。

STEP5｜本番切り替え
最新の更新データを反映し、SMALT OFFICEでの本番運用を開始します。

移行では、データの取り込みだけでなく、業務に支障なく切り替えられるかを確認することも大切です。
なお、上記は一般的な移行の流れであり、実際の作業内容や期間は利用環境によって異なります。

移行期間は何によって変わる？

移行スケジュールを考える際に、確認しておきたいのが次の3点です。

①利用している機能とデータ量

サイボウズ Officeでは、スケジュールや掲示板、ファイル管理、ワークフローなど、さまざまな機能を利用できます。長年運用している場合、過去のデータが大量に蓄積されていることもあるでしょう。
すべてのデータを移行するのか、必要な期間のデータに絞るのかによっても、作業量は変わります。移行を機に、現在は使っていないデータやファイルを整理しておくのも一つの方法となります。

②カスタムアプリの利用状況

サイボウズ Officeのカスタムアプリを利用している企業では、アプリの数や設定内容も確認しておくとよいでしょう。
SMALT OFFICEにもカスタムアプリ機能が標準で搭載されており、既存の業務アプリに近い運用を検討できます。ただし、サイボウズ Officeで利用しているデータや設定をすべてそのまま引き継げるわけではありません。

アプリによっては、移行後に設定の見直しが必要になることもあります。現在どのようなアプリを使っているのかを整理しておくと、移行の検討を進めやすくなります。

③移行後の運用環境

現在のオンプレミス環境を継続したい企業もあれば、この機会にクラウド環境への移行を考える企業もあるでしょう。

SMALT OFFICEは、自社サーバーでのオンプレミス運用に対応しているほか、お客様が管理するクラウド環境への導入も可能です。導入する環境によって、サーバー構築やネットワーク設定など、事前に準備する内容も変わってきます。

移行スケジュールは余裕を持って

移行計画を立てる際は、データ移行の作業日だけでなく、その前後の期間も考えておきたいです。例えば、データの取り込みが完了しても、すぐに全社員が新しい環境で業務を始められるとは限りません。
管理者による動作確認や利用者への説明、必要に応じた操作練習なども考慮しておくと、切り替え後の混乱を抑えやすくなります。
また、サイボウズ Officeの契約満了日ぎりぎりに本番切り替えを予定すると、想定外の問題が発生した際に対応する余裕がなくなってしまいます。
できれば契約満了日の1か月程度前には切り替えを終えられるように、スケジュールを組んでおくことをおすすめします。

まとめ｜まずは現在の利用状況を確認するところから

サイボウズ Officeからの移行に必要な期間は、利用している機能やデータ量、カスタムアプリの数、移行後の環境によって変わります。
移行先の製品を検討するのとあわせて、現在どのような機能を利用しているのか、どのデータを引き継ぎたいのかを整理しておくと、その後の計画も立てやすくなります。

また、データ移行だけでなく、動作確認や利用者への説明なども含めて考えておくことが大切です。

サイボウズ Officeパッケージ版のサポート終了に向けて、まずは現在の利用状況を確認するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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