グループウェア5製品を比較！機能・費用・使いやすさから考える選び方

グループウェアを導入・見直しする際、どの製品を選べばよいか迷うことはありませんか？

スケジュール管理や掲示板、ワークフローなど、基本的な機能はどの製品にも似たものが並んでいます。そのため、製品資料を見比べても、違いが分かりにくいと感じることがあるかもしれません。しかし、同じグループウェアでも、使いやすさや得意とする機能、導入形態、費用の考え方には違いがあります。

グループウェア選びで確認したいのは、機能の数だけではありません。自社の業務に合っているか、社員が使い続けられるか、無理なく運用できるかも判断材料になります。

今回は、サイボウズ Office、desknet’s NEO、Garoon、J-MOTTO、SMALT OFFICEの5製品を取り上げ、比較するときに押さえておきたいポイントを紹介します。

グループウェア5製品を比較！利用条件と運用の違い

まずは、各製品の利用条件や運用環境の違いを見てみましょう。

比較項目	サイボウズ Office	desknet’s NEO	Garoon	J-MOTTO	SMALT OFFICE
運用環境の選択肢	クラウド	クラウド／パッケージ版	クラウド／パッケージ版※	クラウド	オンプレミス／顧客クラウド環境
カスタムアプリの利用条件・料金	プレミアムコース：1,000円／人	クラウド版：スタンダード：800円／人、またはライト＋AppSuite	外部サービスとの連携・別途費用	AppSuiteの新規申込不可	標準搭載（追加のアプリ利用料なし）
基本料金以外に確認したい費用	上位コースの利用	クラウド版：プラン・オプション料金 パッケージ版：ライセンス・保守・サーバー費用	外部サービスの契約	利用人数・保存容量の追加	サーバー構築・保守
導入前に確認したいこと	必要な機能に合うコースか	標準機能とAppSuiteの組み合わせ	組織規模と外部連携の必要性	人数・容量の上限と追加条件	運用環境とカスタムアプリの活用

※Garoonパッケージ版は販売・サポート終了予定が公表されています。サイボウズ Officeのパッケージ版も新規基本ライセンスの販売が終了しているため、導入形態を比較する際は各製品の提供状況を確認してください。
▼Garoonパッケージ版
https://garoon.cybozu.co.jp/on-premise_close/
▼サイボウズ Officeパッケージ版
https://office.cybozu.co.jp/on-premise_close/

※記載したカスタムアプリの料金は2026年10月時点の税別価格です。基本料金、追加オプション、サーバー構築・運用費用などは製品や契約条件によって異なります。最新情報は各製品の公式サイトをご確認ください。

5製品とも基本的な情報共有機能を備えていますが、違いが出るのは、必要な機能をどのプランで利用できるか、追加費用がどこで発生するか、どのような環境で運用できるかという点です。

特にカスタムアプリは、標準搭載されている製品もあれば、上位プランや別途契約が必要な製品もあります。基本料金だけでなく、実際に利用したい機能を含めて比較することが大切です。

使いやすさは、毎日の業務に合っているかで考える

グループウェアは、導入して終わりではありません。スケジュールを確認する、お知らせを読む、申請書を提出するなど、社員が毎日利用するものです。

機能が豊富でも、目的の画面にたどり着くまでに何度も操作が必要だったり、普段の仕事と使い方が合わなかったりすると、利用が定着しにくくなります。例えば、社内の連絡事項を確認するために複数の画面を開かなければならない場合、社員にとっては手間が増えたように感じるでしょう。

反対に、必要な情報をすぐに確認でき、いつもの業務を大きく変えずに利用できれば、日々の仕事にも取り入れやすくなります。
導入前には、実際の画面やデモ環境を確認し、社員が普段行っている業務を試してみましょう。

管理者だけでなく、日常的に利用する社員の意見も参考になります。

月額料金だけでなく、必要な機能を含めた費用を比較する

グループウェアの料金を比較するとき、まず目に入るのは1ユーザーあたりの月額料金です。ただし、基本料金が安くても、利用したい機能によって上位プランや追加サービスが必要になる場合があります。

例えば、サイボウズ Officeでは、カスタムアプリを利用する場合はプレミアムコースが必要です。desknet’s NEOでは、AppSuiteを含むスタンダードプランなどが用意されています。

J-MOTTOは20ユーザーまでの基本料金が設定されていますが、ユーザー数や保存容量が増える場合は追加料金を確認する必要があります。

SMALT OFFICEは、利用人数に応じて追加ユーザーの単価が段階的に下がる料金体系です。
例えば、400ユーザーの場合は、300ユーザー分に300円、残り100ユーザー分に250円を適用し、月額115,000円（税別）となります。

月額料金だけで判断せず、必要な機能や運用費用を含め、3年間・5年間利用した場合の総費用で比較してみましょう。

また、問い合わせ管理や日報などをカスタムアプリにまとめられれば、別の業務管理ツールを利用する必要がなくなる場合もあります。グループウェア単体の料金だけでなく、現在利用しているツール全体の費用も確認してみましょう。

クラウドとオンプレミス、どちらが自社に合っている？

グループウェアの導入形態も、製品選びのポイントです。

クラウド型は、自社でサーバーを用意せずに利用を始めやすく、サーバーの保守や更新をサービス提供側に任せられるのが特徴です。
一方、オンプレミス型は、自社の管理する環境にシステムを構築し、ネットワーク構成や運用方針に合わせて管理できます。
例えば、社内ネットワークでの利用を重視している企業や、情報管理の方針によってクラウドサービスの利用に制約がある組織では、オンプレミス型が選択肢になります。

desknet’s NEOやSMALT OFFICEは、オンプレミス環境での利用に対応しています。また、SMALT OFFICEは顧客が利用するクラウド環境への構築も検討できます。

自社のセキュリティ方針やネットワーク環境、IT管理体制に合った導入形態を選ぶことが大切です。

乗り換えを検討するなら、データ移行も確認しておきたい

現在利用しているグループウェアからの乗り換えでは、機能や料金だけでなく、これまで蓄積してきたデータをどうするかも気になるところです。
スケジュールやアドレス帳、掲示板の情報、業務アプリのデータなど、移行したい情報は企業によって異なります。

また、移行先の製品によって、取り込めるデータの種類や方法も違います。例えば、スケジュールは移行できても、独自に作成した業務アプリについては項目の見直しや再構築が必要になる場合があります。
特に長年同じグループウェアを使っている企業では、日常業務に欠かせないデータが蓄積されています。

移行できるデータの種類だけでなく、移行後もこれまでの業務を続けられるかを確認しておきましょう。データの整理や移行方法の確認は、製品を決めてからではなく、比較検討の段階で始めておくと安心です。

グループウェア選びで確認しておきたいこと

ここまで5製品を比較してきましたが、どの製品が適しているかは、企業の規模や利用目的によって変わります。

少人数でスケジュールや掲示板を中心に利用するなら、基本機能と費用のバランスが判断材料になるでしょう。複数の部門で情報を共有する場合は、組織管理やアクセス権限なども確認したいところです。
また、Excelで管理している問い合わせや日報などをグループウェアと組み合わせて運用したい場合には、カスタムアプリの使い方や費用も比較しておきましょう。

現在のグループウェアから乗り換える場合は、データ移行の方法や導入後の運用も含めて検討する必要があります。今の業務に必要な機能と、これから改善したい業務を整理しておくと、製品ごとの違いを判断しやすくなります。

オンプレミス運用やカスタムアプリを重視するならSMALT OFFICEも選択肢に

SMALT OFFICEは、スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、設備予約など、社内の情報共有に必要な機能を備えた国産グループウェアです。

カスタムアプリ機能も搭載しており、問い合わせ管理や日報など、企業ごとの業務に合わせた情報管理に利用できます。また、オンプレミス環境を中心とした導入に対応しているため、自社のネットワーク環境や運用方針を重視する企業でも検討できます。
既存のグループウェアからの乗り換えを考えている場合には、現在の利用状況や移行したいデータを確認しながら、導入方法を整理することもできます。

情報共有だけでなく、日々の業務管理や運用環境も含めて見直したい方は、SMALT OFFICEも比較候補の一つとしてご覧ください。

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グループウェアは、毎日の仕事を支えるツールです。

価格や機能の多さだけで選ぶのではなく、社員が使いやすいか、今の業務に合っているか、長く運用できるかまで確認しておきましょう。

自社に必要な機能と運用方法を整理することが、納得できるグループウェア選びにつながります。