SMALT OFFICEの導入を契機としたグループウェア中心の業務フローの段階的改革

SMALT OFFICE導入の背景

根強い紙ハンコ文化、グループウェア活かせず

奈良育英学園では、建学の精神である「完全なる人格の育成」のもと、創立100周年を超えた歴史のなかで、今日まで３万人を超える卒業生を奈良県のみならず世界中に送り出してきました。今後も、本学園が地域に根ざした学校法人として、信頼され愛される学園、選ばれる学校づくりを目指しています。これまで、グループウェアを導入して10年以上にわたり運用してきましたが、紙ハンコ文化が根強く、ワークフロー機能を活用した業務フローの実現や、各種データのデジタル化を充分に進めることができているとは言えない状況でした。

こうした業務フロー改革の課題を抱える中、既存パッケージ版グループウェアの販売・サポート終了がアナウンスされ、同じグループウェアのクラウド版に乗り換えるだけでは課題の根本的な解決には限界があると考え、ヴィセントのサポートを前提としたSMALT OFFICEの導入を検討しました。

SMALT OFFICE導入のポイント

フェーズを分けた導入と時系列のサポート

ヴィセントの提案は、グループウェアの単なるリプレイスではなく、ワークフロー機能のカスタマイズについての提案やサポートを含めた３段階のサポートでした。

1. SMALT OFFICEへの移行と習熟サポート
2. ワークフローのアナログ併用
3. ワークフローのデジタル完全切り替え

特に2.は、UI/UX の変化に対する現場のハレーションを抑えることを目的として、現在紙で運用している決済フォーマットの書類のスキャンデータをPDF添付できる機能を追加し併用するものでした。

こうしたサポートについては、ヴィセント側の本学園専属の小規模のチームを確保した、相談しながら並走できる体制により実現されました。システム移行時に発生しがちな現場の不安や不満を解消できることは担当者の負荷軽減にも直結するため、導入の大きな決め手となりました。

SMALT OFFICE導入後の効果と今後の展望

混乱なく移行を達成、次のフェーズへ

導入後、現在フェーズ１として、SMALT OFFICEの特長である、既存グループウェアからのデータ移行による再作成の手間の省略や、既存グループウェアに類似するルックアンドフィールのおかげで、現場では大きな混乱なく移行と習熟が進んでいます。来年からはフェーズ２として、いよいよアナログ併用のワークフロー機能の使用が始まります。

並行して業務フローの棚卸し、関連する未使用機能の導入、会計・人事・給与・評価等HR系の他のシステムとの連携に向けての準備を進める計画です。最終的にはフェーズ３として、SMALT OFFICE中心の業務フロー統合を通じたDXの深化を、ヴィセントのサポートを受けながら目指していければと考えています。

ご導入企業様プロフィール

• 会社名：学校法人 奈良育英学園
• お話を伺った方：事務局長 理事 竹田基宏様
• URL : https://www.ikuei.ed.jp/

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