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Mattermostで情報漏洩リスクを解消、散在した情報の集約による組織文化の改革を目指す

日本交通株式会社様

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日本交通は、グループ売上高で日本最大^*1のタクシー・ハイヤー会社です。創業以来90余年、業界の老舗、そして大手東京四社の一角として親しまれております。現在、東京を中心としてタクシー約6,700台（業務提携会社を含む）、ハイヤー約1,300台（請負・ドライバー派遣車両を含む）を運行しており、グループ全体では1万人超の従業員が従事しております。同社では、あらゆるシステムツール群を活用し、経営層と従業員とのコラボレーションの実現をしておりましたが、情報集約に課題を持ち、オープンで利便性に優れたコミュニケーション文化を浸透させていく為のプロジェクトがスタートいたしました。

*1 日経MK第38回サービス業調査ハイヤー・タクシー部門

クラウド／オンプレミス対応可能
カスタマイズできる自社専用ビジネスチャットツール

Mattermost（マターモスト）の製品情報はこちら

管理部システム担当を中心にMattermost（マターモスト）導入と課題解決、
デジタルトランスフォーメーションの一環

コミュニケーションツールの課題として、情報分散や個人アカウントによるSNSやメッセージアプリケーションの利用によるセキュリティに関する大きな懸念がございました。

また、散在する情報を集約しデジタルトランスフォーメーションを進める為には、従業員が慣れ親しんだ既存システムを活かす事で、スピーディーな社内浸透を可能にし、新システム導入時に発生するITリテラシー問題を短時間で解消できるソリューションを必要としておりました。

幾つかのビジネスチャットツールを検討した結果、他システムとの連携性・カスタマイズ性、そして導入コストパフォーマンスからMattermost（マターモスト）の導入を決定いたしました。

上段、左から伏江氏小澤氏、下段、左から竹下氏、岡村氏

管理部システム担当を悩ませる大きな２つの課題

1つ目の課題は「セキュリティ」問題でした。個人アカウントによるFacebookやフリーメッセージアプリケーション利用による情報漏洩リスク、2つ目は「情報分散による業務の非効率化」でした。複数のメッセージアプリケーションを利用していることにより、管理部システム担当内にて、問合せ対応が煩雑となってしまい業務の非効率化の要因となっておりました。

課題であるセキュリティ問題を解決する為に、ヴィセント社から提案があったのは、自社内で管理運営が可能であり、アプリケーションとしてセキュリティを担保しているMattermost（マターモスト）でした。また、クラウドサービスである他社ビジネスチャットツールでは全アクセス記録や証跡、データ保持が曖昧となり信頼性に欠けていた点、1000人以上の従業員を対象としたライセンス費の維持コストは大きなデメリットでもありました。

Mattermost（マターモスト）は、企業向けの高信頼メッセージングツールであり、製造元のMattermost（マターモスト）社は、『セキュリティを重視する企業や開発者向けに魅力的なオープンソースの信頼性の高いメッセージングツールを提供することで、エンタープライズコラボレーション市場を変革する』という目標を掲げて開発しています。Mattermost（マターモスト）をAWS上に構築し、これまでの個人依存したメッセージアプリケーションの利用から、管理部システム担当主体の管理運用に切り替えることにより、情報漏洩リスクを抑えることが可能となりました。

改善イメージ図

運用コストグラフ

尚、社員からの問合せについて対応するヘルプデスク業務についても、電話や電子メール、メッセージアプリケーションなどから問合せがあり、ヘルプデスク業務を煩雑にする要因の一つとなっておりました。

2つ目の課題である、情報分散による業務の非効率化については、複数のメッセージアプリケーションやコミュニケーションツールをMattermostに集約し、管理部システム担当にて管理を一元化することで情報分散を抑止することが可能となりました。また、ヘルプデスク業務においても新たにチャットボットを新規に作成し、Mattermost（マターモスト）上で問合せを集約することで散在していた情報を集約する事により業務効率を向上させる事が出来ました。

情報集約＋投稿集約機能による周知メンバー自動振分実装

課題の導入効果と今後の活用について

ヴィセント社によるMattermost（マターモスト）の提案は上記の通り、最適でした。

管理部システム担当部長岡村敦司氏

情報集約されたMattermostを活用した会議

利用者は新しいシステムのUIや操作性、機能面の違いに不安や生産性が低下する恐れがありますが、Mattermost（マターモスト）は数日もあれば皆さんに使い方の理解と利便性に気づいていただける点で、浸透までに要した時間は想像以上にスピーディーでした。これまで、電話やメール等に時間を取られることが多くありましたが、Mattermostを導入したことにより、連絡・問合せに掛けていた時間を大幅に短縮できるようになりました。

課題の解決（セキュリティ強化、情報の集約）
運用コストの低減
※他ビジネスチャットツールを利用した場合との比較
連絡・問合せの効率化の効果

を実感しています。

また、投稿集約機能は問合せ内容に応じてチャンネルを振分けて管理部システム担当にメッセージの投稿が可能な為、作業効率が数段改善されました。Mattermost（マターモスト）の良いところは、TeamEditionでも過去のメッセージが消えていかないので安心して利用できます。スレッド単位でのアカウント作成ではなく、ワークスペースごとにアカウントを作成する事で直近の課題であったセキュリティ強化、情報の集約についての目的は達成できました。現状の利用用途は、部門内、部門間のコミュニケーションツールにフォーカスしていますが、全社的に導入を進める方向で検討しています。その為には、広範囲での情報集約、例えば、基幹システムやグループウェア、外部システムとの連携強化を検討し、全社的に業務の効率向上を目標としていきます。

株式会社ヴィセント代表取締役髙橋誠より

ビジネスチャットツールの導入については、既に多くの企業でも導入されていると思いますが、効果や運用に課題を持っている企業も多いと考えています。今回の日本交通モデルを多くの企業に知っていただく事により、課題解決を迅速に行い、ライセンス問題もクリアでき、さらには非常に導入しやすいコストで成果を得る事が可能だと実感しております。また、今後は弊社が開発した追加機能や利便性向上改良プログラムの一部をオープンソース化する事により、数多くのエンジニアと企業から支援して頂けるコミュニティの設立にて、より強力なアドオンシステムやプラグイン機能の提供を可能にし、更なるコラボレーションプラットフォームの開発に向けて取組を行ってまいります。

クラウド／オンプレミス対応可能
カスタマイズできる自社専用ビジネスチャットツール

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