ワークフローとは？SMALT OFFICEで申請・承認業務を効率化

社内で次のような業務はありませんか。

• 備品購入の申請
• 出張申請
• 稟議書
• 各種承認手続き

これらの申請業務を紙やメールで行っていると、「承認待ち」「差し戻し」「履歴確認」などの管理が煩雑になります。SMALT OFFICEには、社内申請や承認業務をオンラインで管理できるワークフロー機能が用意されています。

この記事では、SMALT OFFICEのワークフロー機能について紹介します。

ワークフローとは

ワークフローとは、申請 → 承認 → 完了という業務の流れをシステム上で管理する仕組みです。SMALT OFFICEでは、申請内容を入力して承認ルートを選択し、承認者が順番に確認・承認することで処理が進みます。これにより、申請業務の管理や履歴確認を効率的に行うことができます。

SMALT OFFICEのワークフロー機能

SMALT OFFICEのワークフローでは、主に次の設定や操作が可能です。

承認ルートの設定

管理者は、ワークフローの承認経路を作成できます。
承認ルートでは次のような設定が可能です。

• 承認ルート名
• 承認者の設定
• 必要承認数
• 差し戻し時の動作
• 承認者によるファイル追加の可否

また、複数段階の承認ルートを設定することもできます。

申請フォームの作成

ワークフローで使用する申請フォームを作成できます。
フォームには次の情報を設定できます。

• タイトル
• 並び順
• 公開範囲
• 閲覧ユーザー・グループ
• 管理ユーザー

作成したフォームは公開設定を行うことで、ユーザーが利用できるようになります。

申請内容の入力

ユーザーは申請フォームを選択し、申請内容を入力して承認申請を行います。
申請では以下のような操作が可能です。

• 承認ルートの選択
• コメント入力
• ファイル添付

申請後は承認者に承認依頼が送られ、承認処理が進みます。

ワークフローの確認と管理

SMALT OFFICEでは、ワークフローの状態を一覧で確認できます。
一覧画面では次のような表示が可能です。

• 承認依頼されたもの
• 承認申請したもの
• 閲覧可能な申請一覧

申請内容の詳細画面では、承認状況の確認や各種操作を行うことができます。

ワークフローデータの活用

ワークフローのデータはCSV形式で保存することができます。
CSVには次の情報が含まれます。

• タイトル
• 内容
• 添付ファイル
• 申請者
• 申請状態
• コメント
• 承認者・回覧者
• 更新日時

これにより、申請履歴を社内で管理・分析することも可能です。

SMALT OFFICEで申請業務を効率化

SMALT OFFICEのワークフロー機能を活用することで、

• 申請業務のデジタル化
• 承認状況の可視化
• 申請履歴の管理

といった業務改善が期待できます。
紙やメールでの申請業務を見直したい企業にとって、ワークフロー機能は社内業務の整理に役立つ仕組みの一つです。
※本記事はSMALT OFFICEの操作マニュアルをもとに機能概要を紹介しています。

　
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