OSSニュース,2014-02-20
本シリーズでは、段階を追ってオープンソースECMアルフレスコを研究していきます。
今回以外の記事については、記事下部にある個別リンクをご参照ください。
アルフレスコ（Alfresco）は、電子ファイルの収集と管理を行い、文書中心の業務プロセスを自動化するために企業が必要とする中核的ドキュメントマネジメントサービスをすべて包括的に提供しているオープンソースのECM（エンタープライズ・コンテンツ・マネジメントシステム）です。（一部Alfresco社公式サイト引用）
といっても何がなんだか分からないので、かみ砕いて言うと、
オープンソースの高性能なドキュメント管理システムということですね。
ドキュメント管理システムというと、ドキュメンタム（Documentum）やシェアポイント（SharePoint）などが有名所として挙げられると思われますが、アルフレスコも海外ではかなり有名になってきており、その一番の強みがオープンソースなのです。つまり、世界各国の開発者がアルフレスコに最新の技術を投入していくので、様々なことが可能になってきます。
ではいったいアルフレスコで何ができるのか、主だったものを挙げてみたいと思います。
Alfrescoには以下のような機能や特長があります。
ファイルサーバーを使用していると、「更新したファイルを誰かに上書きされたー！！」とか「ファイルサーバーに上げたはずのファイルが消されているーー！！」とかいったことが時々起きたりしませんか？
アルフレスコだと、同じファイルをアップロードした場合は自動的にバージョン管理されるので、過去に遡ってファイルを抽出することができます。
とても安心です。
プレビューができることはAlfrescoの一番の強みです！
アルフレスコは基本的にブラウザで使用するものですが、そのブラウザ上で各ドキュメントの内容をプレビュー画面ですぐ見ることができます。
以下の画面は、PDFのプレビュー画面になります。
アルフレスコプレビュー画面
他にも、MicrosoftOffice製品（Word、Excel、PowerPoint）や各種画像、テキストファイルなどもプレビューすることが可能なんですね。これ実は結構すごいことだったりします。
ドキュメントに付き物なのはワークフローです。書類提出した後、上司に承認をもらい、そのまた上司に…。こういったワークフローを毎日毎日行うのは結構な手間やコストが掛かったりしますよね。
アルフレスコでは、そういったワークフローをより効率的にするための機能が備わっています。
ワークフローモデルさえ決まっていれば、ドキュメントを登録するだけで、承認先のユーザーにドキュメントが渡り、承認されたら次のユーザーに…、といった形でワークフローを自動的に処理してくれます。
もちろん、現在どのようなステータスなのかという全体状況も簡単に確認することができるんです。
これでメール地獄から一歩抜けられるかも。
また、アルフレスコで強力なのが検索機能です。何が強力かと言うと、具体的に2つあります。
一つ目にドキュメントに付属情報が付けられ、その付属情報で検索がかけられるという点です。
例えば、EXIF情報と呼ばれる写真のプロパティ情報などをドキュメントに追加することができます。これにより、撮影した日時、場所などでも画像ファイルを取り出すことができたりします、
二つ目に全文検索機能を使用することで、ファイル名や作成者といった表面の情報だけでなく、ファイルの中身まで検索をかけてドキュメントを抽出してくることが可能な点です。
これによって必要なファイルを簡単に見つけだすことが可能になります。
他にもアルフレスコには一度で紹介できないくらい様々な機能があり、バージョンが変わる毎にまた新たな機能が生まれていっています。
幾つかの制限がありますが、クラウド上でアルフレスコを無料で使用することができます。
この機会に是非使ってみてください。